Долгое время процесс обмена данными между береговыми подразделениями и судами Новороссийского морского пароходства сводился к отправке текстовых сообщений. Развитие связи и компьютерных технологий позволило перейти на обмен файлами, которые могут содержать практически любую информацию от текста до видео. Однако возможности современных систем связи используются не полностью и, подчас, неэффективно. Отправка файла на судно, либо с него не означает, что он будет обработан должным образом и с наибольшей эффективностью. В большинстве случаев, полученная информация представляет в той или иной мере расширение обычного текстового файла, содержащего дополнительное форматирование. Обработка и интерпретация информации возложена на конечного пользователя.
Для создания единого информационного пространства компании для Новороссийского морского пароходства (с 2015 г. - ПАО «Новошип») была создана программа «Судовой модуль», которая предназначена для обмена персональными данными между офисом компании и судами.

Основные задачи, решаемые данной программой:

• Работа с судовой ролью
• Оперативный обмен данными членов экипажа между судном и берегом в формализованном виде
• Формирование необходимых документов на приход и отход судна
• Автоматическое формирование отчета о прибытии и списании экипажа
• Ведение списка портов захода
• Формирование табеля для расчета заработной платы
• Ведение учета расходов на связь
• Учет проведения учений, тренировок и просмотра фильмов Videotel
• Ведение базы данных родственников
• Ведение архива членов экипажа
• Формирование справок о плавании и других документов перед списанием
• Формирование электронного нотиса для захода в порты США (eNOA/D) с контролем заполнения обязательных поле

Работа с судовой ролью

Основная функция программы – работа с судовой ролью. Это включает: добавление и списание членов экипажа; редактирование персональных данных, сведений о документах, сертификатах, визах, пройденных тренировках, информации о контракте и автоматическое формирование файлов экспорта для отправки в офис. Ведется архив членов экипажа. Формируются документы на приход и отход.

Формирование табеля

Программа формирует несколько видов табелей, используемых в компании: ежемесячный табель, табель на дополнительные выплаты и удержания, табель на дополнительный овертайм. Также формируется табель на работу в зоне военных действий и запрос на компенсацию расходов членов экипажа, которые определены в коллективном договоре.

Автоматический учет расходов на связь

В компании разработан механизм автоматизированного учета расходов на связь, который включает модуль обработки данных на берегу и судовую часть, в которой можно изменить категорию вызова и указать на счет какого члена экипажа должен быть записан тот либо иной вызов. Данные по частным вызовам автоматически учитываются в ежемесячном табеле. Ведётся список частных телефонов.

Учет учений, тренировок и просмотра фильмов

Отдельный раздел программы позволяет учитывать проведение учений и показывать какие из них должны быть проведены в ближайшее время, а для каких время проведения уже прошло. Ведется учет утвержденных тренировок на борту судна и просмотра фильмов Videotel. Результаты отражаются в личной карточке каждого члена экипажа.

Формирование электронного нотиса для портов США

На основании сведений о судне, экипаже, сверхштатных членах экипажа и требований Центра контроля США за движением программа формирует электронные нотисы в формате XML. Обязательные поля подсвечены контрастным цветом для визуального контроля заполнения данных.

Печатные формы

«Судовой модуль» формирует стандартные документы, соответствующие требованиям IMO, а также документы для захода в порты США, согласно спецификации CBP. Кроме того, формируются справки о плавании; тренировках, пройденных на борту судна; а также о фильмах Videotel, просмотренных на борту. Все документы создаются в виде таблиц Excel и , соответственно, могут быть легко изменены непосредственно на борту судна для удовлетворения всех требований компании и экипажа.

Интеграция с программой связи

Программа позволяет работать практически с любой программой электронной почты, установленной на судне. Это позволяет формировать сообщения в адрес береговых служб непосредственно из «Судового модуля». Для каждого вида формируемых файлов можно настроить свои параметры отправки. В качестве файлов обмена данными используются файлы Excel, поэтому «Судовой модуль» может быть использован с большинством программ работы с персоналом.