Одним из основных условий успешной работы предприятия является наличие квалифицированного персонала и разумная кадровая политика, позволяющая поддерживать квалификацию и мотивацию работников на приемлемом для руководства предприятия уровне. Для решения таких задач необходимо иметь мощный механизм по работе с персоналом, который позволял бы автоматизировать и упростить как рутинные операции, так и расширить спектр предоставляемой информации по кадровым вопросам. Технологии и управление человеческими ресурсами на современном этапе уже неразделимы. Сегодня необходимым является понимание того, как использовать системы и программное обеспечение для решения имеющихся проблем по управлению деятельностью предприятия и управлению персоналом. Многие профессионалы в сфере систем управления персоналом считают, что нас ждет революция в сфере информационных систем в области HR. Современные технологии движутся гораздо дальше автоматизации систем документооборота, в сторону систем способных оценить скорость и качества управления персоналом. Но уже сейчас для руководителей подразделений необходимо наличие следующих характеристик информационных технологий в сфере HR:
 

1. Быстрый и легкий доступ к полной информации в области Управления Персоналом в режиме реального времени с возможностью анализа, оценки, перевода и эффективного распределения информации, что, в свою очередь, будет являться ключом «высоты» стратегического развития предприятия.

2. Привлекать, развивать и мотивировать лучших людей компании, учитывая всю информацию об их обучении и профессиональных достижениях.

3. Предоставлять широкие возможности для аналитической работы и принятия правильных решений. Эти программные решения должны сопровождать каждый шаг менеджеров при принятии решений по вопросам работы с людьми.

4. Показывать, что стратегии и решения в области управления персоналом вносят свой вклад в рост прибылей компании

Ведущие компании понимают, что в мире знаний и информации роль человеческих ресурсов не может быть ограничена только лишь административной деятельностью по приему, увольнению и выполнению бумажных работ, связанных с персоналом.

Отдел Управления Персоналом должен делать больше. Он становится полновесным партнером, выполняя работу по построению системы стратегий и инфраструктуры, которая может поддержать потребность организации в получении быстрых ответов, общей гибкости предприятия и борьбы за сохранение лучших работников.

Именно такой инструмент был создан для компании "Новороссийское морское пароходство" (ОАО «Новошип»). Это система управления персоналом на основе платформы Resource Management (RM).
 

Структура системы

Система управления персоналом является интегрированной частью ERP-системы Scala и тесно интегрирована с модулем расчета заработной платы. Принцип построения системы – это собрание документов с гибкой настройкой их состава, обновления и обмена информацией.
 

• Первичные документы:

  Информационным ядром является собрание первичных документов, необходимых для учета персонала: приказы по кадровому составу, приказы по организационной структуре, паспорта, дипломы, сертификаты, справки, листки нетрудоспособности и другие первичные документы. Первичные документы собственно представляют из себя базу данных системы.
   

• Картотеки:

  На основе первичных документов формируются учетные регистры – картотеки: карточки сотрудников, штатное расписание, другие картотеки, сведения из которых необходимо получать должностным лицам предприятия. Картотеки являются срезом последних значений в базе данных.
   

• Отчеты:

  И документы и картотеки, используются для получения отчетов: сводок, реестров, стандартных форм карточек и других требуемых видов отчетов. С точки зрения базы данных отчеты – это любые выборки информации, сгруппированные и отсортированные по заданным критериям. В настоящее время создано более 300 отчетов.
   

• Печатные формы:

  Для представления сведений, полученных в отчетах в виде документов используются печатные формы. Система позволяет гибко перестраивать вид печатных форм в зависимости от требуемой функциональности и изменений требования законодательства и организаций, которые являются потребителями созданных документов. В настоящее время разработано более 300 печатных форм, позволяющих удовлетворить требовании не только компании Новошип, но и сторонних клиентов, которые используют персонал компании для комплектования экипажей своих судов.