Ведущая компания в области внедрения и сопровождения 1С технологий
Разработка ПО и внедрение готовых программных продуктов сторонних производителей – одно из основных направлений деятельности нашей компании. Компания НБК имеет большой опыт по разработке, внедрению и сопровождению программного обеспечения.
Проекты любой степени сложности реализуют наши высококвалифицированные разработчики с учетом пожелания заказчика в минимальные возможные сроки.
Для компании Новошип была разработана и внедрена Система управления персоналом. Как известно, одним из основных условий успешной работы предприятия является наличие квалифицированного персонала и разумная кадровая политика, позволяющая поддерживать квалификацию и мотивацию работников на приемлемом для руководства предприятия уровне. Система управления персоналом позволяет полностью контролировать все аспекты работы с персоналом и предоставляет широкие возможности по формированию отчетов.
Также для компании Новошип была разработана программа Crewmate (Судовой модуль). Для создания единого информационного пространства компании ОАО «Новошип» была создана программа «Судовой модуль обмена персональной информацией» (далее «Судовой модуль»), которая предназначена для обмена персональными данными между офисом компании и судами. В дальнейшем, программа была внедрена еще в нескольких компаниях, в том числе и зарубежных. Программа предоставляет простой и наглядный интерфейс для ежедневной работы на судах, а также офисный модуль, который обрабатывает отчеты, формируемые на судах, для учета и анализа проведения тренировок на борту судна, а также контроля часов отдыха всех членов экипажа в соответствии с конвенцией MLC2006 и рекомендациями OCIMF. Программа получила отличные отзывы от ведущих нефтяных компаний за простоту и наглядность представления данных. В настоящее время на мировом рынке отсутствуют аналоги данной программы.
Одним из основных условий успешной работы предприятия является наличие квалифицированного персонала и разумная кадровая политика, позволяющая поддерживать квалификацию и мотивацию работников на приемлемом для руководства предприятия уровне. Для решения таких задач необходимо иметь мощный механизм по работе с персоналом, который позволял бы автоматизировать и упростить как рутинные операции, так и расширить спектр предоставляемой информации по кадровым вопросам. Технологии и управление человеческими ресурсами на современном этапе уже неразделимы. Сегодня необходимым является понимание того, как использовать системы и программное обеспечение для решения имеющихся проблем по управлению деятельностью предприятия и управлению персоналом. Многие профессионалы в сфере систем управления персоналом считают, что нас ждет революция в сфере информационных систем в области HR. Современные технологии движутся гораздо дальше автоматизации систем документооборота, в сторону систем способных оценить скорость и качества управления персоналом. Но уже сейчас для руководителей подразделений необходимо наличие следующих характеристик информационных технологий в сфере HR:
1. Быстрый и легкий доступ к полной информации в области Управления Персоналом в режиме реального времени с возможностью анализа, оценки, перевода и эффективного распределения информации, что, в свою очередь, будет являться ключом «высоты» стратегического развития предприятия.
2. Привлекать, развивать и мотивировать лучших людей компании, учитывая всю информацию об их обучении и профессиональных достижениях.
3. Предоставлять широкие возможности для аналитической работы и принятия правильных решений. Эти программные решения должны сопровождать каждый шаг менеджеров при принятии решений по вопросам работы с людьми.
4. Показывать, что стратегии и решения в области управления персоналом вносят свой вклад в рост прибылей компании
Ведущие компании понимают, что в мире знаний и информации роль человеческих ресурсов не может быть ограничена только лишь административной деятельностью по приему, увольнению и выполнению бумажных работ, связанных с персоналом.
Отдел Управления Персоналом должен делать больше. Он становится полновесным партнером, выполняя работу по построению системы стратегий и инфраструктуры, которая может поддержать потребность организации в получении быстрых ответов, общей гибкости предприятия и борьбы за сохранение лучших работников.
Именно такой инструмент создан в ОАО «Новошип». Это система управления персоналом на основе программы Resource Management.
Структура системы
Система управления персоналом является интегрированной частью программы Scala и тесно интегрирована с модулем расчета заработной платы. Принцип построения системы – это собрание документов с гибкой настройкой их состава, обновления и обмена информацией.
Информационным ядром является собрание первичных документов, необходимых для учета персонала: приказы по кадровому составу, приказы по организационной структуре, паспорта, дипломы, сертификаты, справки, листки нетрудоспособности и другие первичные документы. Первичные документы собственно представляют из себя базу данных системы.
На основе первичных документов формируются учетные регистры – картотеки: карточки сотрудников, штатное расписание, другие картотеки, сведения из которых необходимо получать должностным лицам предприятия. Картотеки являются срезом последних значений в базе данных.
И документы и картотеки, используются для получения отчетов: сводок, реестров, стандартных форм карточек и других требуемых видов отчетов. С точки зрения базы данных отчеты – это любые выборки информации, сгруппированные и отсортированные по заданным критериям. В настоящее время создано более 300 отчетов.
Для представления сведений, полученных в отчетах в виде документов используются печатные формы. Система позволяет гибко перестраивать вид печатных форм в зависимости от требуемой функциональности и изменений требования законодательства и организаций, которые являются потребителями созданных документов. В настоящее время разработано более 300 печатных форм, позволяющих удовлетворить требовании не только компании Новошип, но и сторонних клиентов, которые используют персонал компании для комплектования экипажей своих судов.
Программа позволяет формировать файлы для обмена персональными данными с судами в формате Excel, а также импортировать данные, полученные с судов. Такая автоматизация позволяет в значительной мере исключить ошибки ввода при формировании судовых ролей на судне, а также позволяет быстро устранять ошибки ввода, допущенные в офисе.
Судовой модуль «Crewmate»
Долгое время процесс обмена данными между береговыми подразделениями и судами сводился к отправке текстовых сообщений. Развитие связи и компьютерных технологий позволило перейти на обмен файлами, которые могут содержать практически любую информацию от текста до видео. Однако возможности современных систем связи используются не полностью и, подчас, неэффективно. Отправка файла на судно, либо с него не означает, что он будет обработан должным образом и с наибольшей эффективностью. В большинстве случаев, полученная информация представляет в той или иной мере расширение обычного текстового файла, содержащего дополнительное форматирование. Обработка и интерпретация информации возложена на конечного пользователя.
Для создания единого информационного пространства компании ОАО «Новошип» была создана программа «Судовой модуль обмена персональной информацией» (далее «Судовой модуль»), которая предназначена для обмена персональными данными между офисом компании и судами.
Основные задачи, решаемые данной программой:
Работа с судовой ролью
Оперативный обмен данными членов экипажа между судном и берегом в формализованном виде
Формирование необходимых документов на приход и отход судна
Автоматическое формирование отчета о прибытии и списании экипажа
Учет проведения учений, тренировок и просмотра фильмов Videotel
Ведение списка портов захода
Ведение учета часов отдыха для всего экипажа
Формирование табеля для расчета заработной платы
Ведение учета расходов на связь
Ведение базы данных родственников
Ведение архива членов экипажа
Формирование справок о плавании и других документов перед списанием
Формирование электронного нотиса для захода в порты США (eNOA/D) с контролем заполнения обязательных поле
Работа с судовой ролью
Основная функция программы – работа с судовой ролью. Это включает: добавление и списание членов экипажа; редактирование персональных данных, сведений о документах, сертификатах, визах, пройденных тренировках, информации о контракте и автоматическое формирование файлов экспорта для отправки в офис. Ведется архив членов экипажа. Формируются документы на приход и отход.
Учет часов отдыха
В настоящее время ужесточились требования к учету часов отдыха экипажа, чтобы контролировать степень усталость экипажа т.к. суда являются объектом повышенной опасности. Программа Crewmate ведет учет часов отдыха всех членов экипажа в соответствии с требованиями конвенции MLC2006 и рекомендациями OCIMF в части учета часов отдыха. Имеется возможность планирования работ для обеспечения соответствия требования конвенции с индикацией нарушений по минимальным часам отдыха, периодам отдыха и превышение максимальных часов овертайма. Формируется персональные формы учета часов работы и отдыха для каждого члена экипажа, а также формируется отчет для отправки данных в офис компании для последующего анализа и выработки рекомендаций.
Учет проведения тренировок
Безопасность судна и его экипажа обеспечивается постоянными тренировками на борту судна. Для учета и контроля за проведением тренировок предназначен раздел «Тренировки на борту». Имеется возможность вести учет проведение общесудовых учений, тренировок и просмотра учебных фильмов. Для каждого вида тренировок возможно составления графика с контролем проведения мероприятия в указанные даты. Программа формирует отчет для отправки в офис, где можно провести анализ проведения тренировок, просмотреть полную запись, включая список участников и выставленные оценки по заданным параметрам.
Формирование табеля
Программа формирует несколько видов табелей, используемых в компании: ежемесячный табель, табель на дополнительные выплаты и удержания, табель на дополнительный овертайм. Также формируется табель на работу в зоне военных действий и запрос на компенсацию расходов членов экипажа, которые определены в коллективном договоре.
Автоматический учет расходов на связь
В компании разработан механизм автоматизированного учета расходов на связь, который включает модуль обработки данных на берегу и судовую часть, в которой можно изменить категорию вызова и указать на счет какого члена экипажа должен быть записан тот либо иной вызов. Данные по частным вызовам автоматически учитываются в ежемесячном табеле. Ведётся список частных телефонов.
Учет учений, тренировок и просмотра фильмов
Отдельный раздел программы позволяет учитывать проведение учений и показывать какие из них должны быть проведены в ближайшее время, а для каких время проведения уже прошло. Ведется учет утвержденных тренировок на борту судна и просмотра фильмов Videotel. Результаты отражаются в личной карточке каждого члена экипажа.
Формирование электронного нотиса для портов США
На основании сведений о судне, экипаже, сверхштатных членах экипажа и требований Центра контроля США за движением программа формирует электронные нотисы в формате XML. Обязательные поля подсвечены контрастным цветом для визуального контроля заполнения данных.
Печатные формы
«Судовой модуль» формирует стандартные документы, соответствующие требованиям IMO, а также документы для захода в порты США, согласно спецификации CBP. Кроме того, формируются справки о плавании; тренировках, пройденных на борту судна; а также о фильмах Videotel, просмотренных на борту. Все документы создаются в виде таблиц Excel и, соответственно, могут быть легко изменены непосредственно на борту судна для удовлетворения всех требований компании и экипажа.
Интеграция с программой связи
Программа позволяет работать практически с любой программой электронной почты, установленной на судне. Это позволяет формировать сообщения в адрес береговых служб непосредственно из «Судового модуля». Для каждого вида формируемых файлов можно настроить свои параметры отправки. В качестве файлов обмена данными используются файлы Excel, поэтому «Судовой модуль» может быть использован с большинством программ работы с персоналом.
«Судовой модуль» позволяет упростить работу с данными как на борту судна, так и в офисе, уменьшает объем передаваемых данных и формирует все необходимые документы, используя данные береговой базы. Структура программы позволяет дистанционно изменять справочники, а также любые таблицы локальной базы данных при помощи файлов, формируемых в офисе.
